Les plateformes de gestion financière se préparent à l’avènement de la facture électronique

Une révolution silencieuse se prépare pour les entreprises françaises. À compter du 1er juillet 2024, l’ensemble des assujettis à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques (e-invoicing). Dès cette date, les grandes entreprises devront aussi pouvoir en transmettre. Les acteurs de taille plus modeste bénéficieront quant à eux d’un sursis. Cette obligation de transmission s’appliquera à compter du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire et du 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises. Parallèlement, la réforme porte également sur la transmission de données de transactions à l’administration par des opérations non concernées par la facture électronique : transactions internationales ou avec des particuliers (e-reporting).

Comme le définit la Direction générale des finances publiques, une facture électronique “est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures papier ou du PDF ordinaire”. Des formats historiques qui restent encore majoritaires. Selon la 3ème édition du baromètre “Dématérialisation des factures” réalisé par Best Practices Systèmes d’information et Generix Group, seulement 46 % des entreprises parvenaient en 2022 à dématérialiser plus de 50 % de leur volume de factures (entrant et sortant). Le périmètre de la réforme couvre 3,8 millions d’entreprises en France et 2,5 milliards de factures BtoB par an.

Les avantages de la facture électronique semblent pourtant manifestes. Grâce à elle, l’Etat compte progresser sur plusieurs fronts : optimiser la détection de la fraude (15 milliards d’euros par an pour la fraude à la TVA, selon la Cour des comptes), simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA, renforcer la compétitivité des entreprises et améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises. Les acteurs économiques eux-mêmes doivent pouvoir en tirer une série de bénéfices : une diminution par trois des coûts de traitement d’une facture (de 14 euros à 4,5 euros en moyenne), une réduction des délais de paiement et d’encaissement, une limitation des risques d’erreur et de fraude…

Modèle en Y

A la différence de l’Italie qui a déjà engagé la réforme sur un modèle purement centralisé, le dispositif retenu par la France se veut différent. Un “modèle en Y” associe un portail public de facturation (PPF) et des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). “Ce qui va changer avec la réforme, c’est que les entreprises ne pourront plus s’échanger des factures en direct. Elles devront passer par un écosystème gouvernemental”, souligne Magali Pelletier, responsable des offres financières chez Itesoft. 

Pour transmettre ses factures électroniques, une entreprise aura le choix. Elle pourra se connecter au PPF qui traitera trois types de format (Factur-X, CII et UBL) et exploitera les données de facturation utiles à l’administration fiscale. Cette émission de la facture pourra mobiliser un opérateur de dématérialisation (OD). 

La société pourra aussi passer par l’intermédiaire d’une PDP qu’elle sera libre de choisir. Cette plateforme aura également pour mission d’extraire certaines données des factures pour les transmettre à l’administration fiscale, et elle transmettra aussi la facture dématérialisée du fournisseur vers le client dans un format convenant à ce dernier. “Au travers des PDP, l’Etat a prévu un réseau de substitution du portail public de facturation qui permettra de prendre en charge les flux EDI [échange de données informatisées, Ndlr], un standard couramment utilisé par de grandes entreprises dans des secteurs bien spécifiques comme l’agro-alimentaire, l’automobile …”, précise Magali Pelletier.  

Devenir PDP implique des exigences lourdes : une certification ISO 27001 (système d’information) et une certification SecNumCloud (hébergement). Malgré ces contraintes, les fintech qui développent des services de gestion de facture et d’automatisation comptable sont prêtes à franchir le pas. “En tant qu’opérateur de dématérialisation, la question s’est posée de savoir si nous voulions aussi monter au niveau supérieur, celui de PDP, raconte Arthur Waller, CEO de Pennylane, une plateforme de gestion financière et de comptabilité à destination des entreprises et de leurs experts-comptables. Nous avons fait ce choix pour deux raisons principales : garantir à nos partenaires que nous aurons accès à de la donnée fine et granulaire pour leur compte et pouvoir leur offrir un service de qualité dans l’éventualité où le PPF serait défaillant”.  

Qu’est-ce qui poussera une entreprise à se tourner vers une PDP plutôt que vers le PPF, dont l’accès sera gratuit ? Les PDP vont ajouter une couche de services complémentaires en tirant parti des données associées à la facture qui ne seront pas toutes exploitées par le portail public. “Aujourd’hui, la facture comporte 14 données obligatoires. Avec la nouvelle réglementation, il y en aura 24 au démarrage pour l’e-invoicing et l’e-reporting. Puis en cible, c’est-à-dire en 2026, il y aura encore 8 données complémentaires (données bancaires, conditions de vente…), dont certaines à aller chercher à la ligne”, détaille Magali Pelletier. Pour adresser l’ensemble des configurations, Itesoft a développé un concentrateur de flux qui va centraliser et capter l’ensemble des documents multi-format, afférents au bon traitement de la facture. “C’est notre promesse de plus-value : ce concentrateur va permettre d’extraire à la source l’ensemble de la data et de la restituer sous forme de vision centralisée et consolidée pour un meilleur pilotage”, pointe Magali Pelletier. 

Transparence sur les prix d’achat

Pour Alexis Renard, cofondateur de la plateforme de gestion financière Regate, ce mouvement annonce “la mort de l’OCR”, qui est surtout efficace au niveau de l’en-tête et pied de page. “Ces données vont permettre d’apporter deux types de services : l’imputation [attribuer une opération à une catégorie prédéfinie, Ndlr] et la prise en charge de contrôles métier. La PDP va pouvoir alerter sur des informations manquantes qui sont potentiellement importantes”, estime le dirigeant. 

Chez Libeo, plateforme de gestion de factures, Imed Biri, directeur de la stratégie et des partenariats, voit encore plus loin. “Une réelle capacité de prévision et une meilleure traçabilité vont entraîner un changement dans les modes de gestion. Nous pourrions notamment déployer des solutions de financement (affacturage, paiement différé, avance de trésorerie…) basées sur des données de meilleure qualité”, anticipe le responsable de la stratégie et des partenariats. 

L’accès aux données de la facture ligne par ligne laisse également entrevoir des opportunités. La PDP pourra assister l’entreprise et son expert-comptable dans le pilotage de l’activité. “Il y a deux révolutions dans la facture électronique : l’instantanéité de l’accès à l’information et sa fiabilité, ainsi que l’exploitation des données de la facture par ligne de produit, avec une transparence sur les prix d’achat”, synthétise Arthur Waller. 

Le modèle économique de la PDP reste flou

Reste que pour l’heure, faute d’un modèle similaire déjà déployé à l’étranger, le modèle économique de la PDP reste flou. L’accès à la PDP sera payant, mais à quel prix ? “L’un des principaux coûts de la PDP dans les phases de conception et de production va résider dans l’intégration des processus d’identification de l’Etat. Notre idée est néanmoins de proposer ce service à prix coûtant, car il ne s’agit pas d’une activité cœur pour Pennylane”, assure Arthur Waller, qui s’étonne de certains niveaux tarifaires déjà présentés.

Parmi les premiers tarifs dévoilés figurent ceux de jefacture.com, future PDP mise en œuvre par ECMA, créée à l’initiative du Conseil National de l’ordre des experts-comptables. jefacture.com affiche la gratuité de l’utilisation de la plateforme pour les factures du cabinet et un tarif de 0,19 euro par facture validée pour les consommations des clients du cabinet. “Ce tarif englobe de nombreux services à forte valeur indispensables à la gestion de la facture : l’OCR et vidéocodage, la transformation de facture au format Factur-X, le scellement avec cachet de l’Ordre, l’archivage pour une durée de 10 ans ainsi que l’assistance technique pour le cabinet et ses clients“, souligne Benjamin Royoux, Directeur Marketing & Alliances chez ECMA

“J’ai bon espoir qu’on puisse sortir demain un prix entre 2 et 4 centimes”, anticipe de son côté Arthur Waller. “Si on n’associe pas des couches de services, le modèle ne va pas être très rémunérateur. En ce qui nous concerne, nous voulons combiner la comptabilisation automatisée par l’IA et les contrôles métiers et c’est une base qui nous paraît tangible”, relève Alexis Renard.

Les acteurs fintech de la gestion financière, qui s’adressent à la fois aux entreprises et aux experts-comptables, s’interrogent aussi de l’impact de la réforme sur l’activité de ces derniers. “Si la peur domine chez certains, car ils intègrent la saisie de facture dans leurs honoraires, d’autres y voient une opportunité pour délivrer plus de conseil grâce à de la donnée fine et granulaire”, estime Arthur Waller. “Ils vont pouvoir dégager plus de temps pour l’imputation, l’analyse et le pilotage du cash…”, renchérit Magali Pelletier d’Itesoft.

En solo ou à plusieurs

À un peu moins de deux ans de l’échéance, chacun fourbit ses armes. Libeo a fait le choix de s’associer à Docaposte pour la création d’une PDP commune. “De nombreux acteurs clament leur ambition d’être PDP : on en a dénombré plus d’une trentaine. Mais cela va nécessiter du temps pour obtenir les certifications et des investissements pour s’interfacer avec le PPF et les autres PDP. Docaposte va apporter sa maîtrise de projets d’infrastructure lourds et son expérience dans l’archivage, tandis que Libeo se concentrera sur la surcouche utilisateur : simplicité d’usage et accompagnement des experts-comptables dans l’intégration aux outils métier existants”, explique Imed Biri. 

D’autres candidats à la certification, comme Pennylane et Regate, ont choisi de faire cavalier seul. “Nous avons notre propre façon de voir le sujet et nous ne voulons pas être tributaire d’une association marketing, surtout à ce stade de la réforme. Notre projet prévoit par ailleurs de proposer une PDP-as-a-Service : louer notre infrastructure de PDP à des acteurs qui souhaiteraient devenir PDP eux-mêmes, mais qui ne voudraient pas développer le produit et n’auraient pas le savoir-faire métier”, indique Alexis Renard de Regate. Au sein de la société, un expert référent suit les détails de la réforme et une équipe technique constituée d’un product owner et  de cinq développeurs travaillent sur le design et la conception de la plateforme.  

Si de nombreux points de détail restent en suspens, notamment autour de l’interopérabilité des PDP, le chantier de la facture électronique est aussi vu comme un tremplin vers une plus grande automatisation de la gestion financière. “Si on veut aller plus loin et tirer tous les bénéfices de la dématérialisation de la facture, il faudra agir sur la digitalisation des processus financiers allant de la gestion des achats et du e-procurement au pilotage complet des flux, en passant par la dématérialisation des factures clients et fournisseurs ainsi que de la gestion fournisseurs”, analyse Magali Pelletier. Un contexte qui devrait faire décoller le taux d’équipement des plus petites entreprises en solutions digitales de gestion financière.